Wie Sie ein gutes Ideensystem erkennen.
Manager die behaupten, dass Ideen von Mitarbeitern an Abteilungsleiter oder an sie direkt weitergereicht werden machen sich selber etwas vor.
Die einfache Wahrheit ist, so sind und bleiben Ideen immer mehr eine Störung als eine Hilfe.
Erstens müssen die Ideen so nämlich unmittelbar verarbeitet werden und zweitens müssen Mitarbeiter wissen wem Sie die Ideen sagen sollen bzw. wie sie mit der Idee umgehen sollen.
Und hier liegt der fatale Irrtum, denn Manager die gegen ein Ideensystem argumentieren realisieren oft nicht wie sehr diese Haltung ihre Mitarbeiter davon abhält Ideen einzureichen.
Ein gut integriertes und funktionierendes Ideensystem ermöglicht eine stressfreie Aufnahme von Mitarbeiterideen.
Lassen Sie mich klarstellen, Ideensysteme sollten zwar nach individuellen Bedürfnissen ausgerichtet sein, aber einige Charakteristiken verbindet jedes gute Ideensystem.
Hier sind 8 Eigenschaften die jedes gute Ideensystem hat.
1. Neue Ideen sind erwünscht.
2. Ideen einzureichen ist einfach.
3. Die Bewertung ist schnell und effektiv.
4. Das Feedback zu Ideen ist konstruktiv.
5. Die Umsetzung von guten Ideen ist agil.
6. Ideen werden auf weitere Einsatzmöglichkeiten geprüft.
7. Menschen und Erfolge werden anerkannt.
8. Das Ideensystem wird kontinuierlich verbessert.
1) Neue Ideen sind erwünscht.
Das Entscheidende für den Erfolg eines Ideensystems ist, dass ein ernsthaftes Interesse an Mitarbeiterideen besteht und kommuniziert wird.
Gerade am Anfang sollten abgelehnte Ideen äußerst vorsichtig behandelt werden. Es empfiehlt sich immer die positive Seite der abgelehnten Idee zu erwähnen und konstruktiv zu begründen, warum die Idee abgelehnt wurde.
Ein typisches Beispiel für eine Methode mit der ein neues Ideensystem eingeführt werden kann, ist in dem der Geschäftsführer persönlich die ersten 50 Ideen prüft und kommentiert.
Um kontinuierlich zu zeigen dass Mitarbeiterideen erwünscht sind können z.B. wöchentliche Hitlisten im internen Newsletter und Referenzlisten von umgesetzten Ideen veröffentlicht werden.
2) Ideen einzureichen ist einfach.
Ein gravierender Fehler besteht darin, dass Ideensysteme häufig zu komplex designt werden da Sie dafür ausgelegt werden bahnbrechende Ideen zu verarbeiten.
Das genaue Gegenteil ist die einfache Wahrheit, denn die meisten Ideen die eingereicht werden sind klein und könnten schnell umgesetzt werden. Ein zu komplexes Formblatt für Ideen sendet die Botschaft an den Mitarbeiter, dass nur komplexe Ideen erwünscht sind.
Was ist mit Ihnen? Möchten Sie drei Seiten an Formulare ausfüllen nur um das Gewicht einer Schraube zu reduzieren?
Was lernen wir daraus? Ein System muss einfach sein. Und um ein System einfach zu halten bietet es sich an, Ideen online zu sammeln und alle Randinformationen automatisch vom Computer ausfüllen zu lassen.
3) Die Bewertung ist schnell und effektiv.
Um ein Ideensystem zu implementieren kann der Geschäftsführer die ersten Ideen bewerten, allerdings sollte diese Aufgabe frühestmöglich von Fachexperten übernommen werden.
Ein paar teure Fehler in der Vergangenheit haben Firmen wie z.B. United Airlines oder Toyota gelehrt, dass eine Bewertung von Ideen insbesondere dann schnell und effektiv ist, wenn diese durch Fachkräfte auf der untersten Ebene durchgeführt werden, da diese mit Problematik vertraut sind.
Der Wissenschaftler Dr. Alan G. Robinson nennt “die Bewertung von Ideen auf der untersten Ebene”, in seinem Buch “Ideas are Free”, den wichtigsten Performance Faktor eines guten Ideensystems.
Eine weitere ergänzende Methode um ein Ideensystem schneller zu machen ist die 24/72-Regel der Firma Miliken. 24/72 bedeutet, dass jede Idee innerhalb von 24 Stunden gelesen, und innerhalb von 72 Stunden abschließend bewertet werden sollte.
4) Das Feedback zu Ideen ist konstruktiv.
Das rechte Wort zur rechten Zeit. Konstruktives und informatives Feedback hilft dem Urheber der eingereichten Idee sich und die Idee weiter zu entwickeln.
Außerdem unterstützt es den Glauben an das System und das Interesse an der eingereichten Idee.
Lassen Sie es mich so formulieren, gutes Feedback zeigt die Wertschätzung an der geteilten Idee selbst wenn die Idee abgelehnt wird und ermöglicht so einen langfristigen Erfolg des Ideensystems.
5) Die Umsetzung von guten Ideen ist agil.
Unternehmen benötigen ein Tool in dem Ideen gesammelt werden können. Das ist erst der Anfang, denn auch für die Umsetzung von Ideen sollte überlegt werden, welches System eine schnelle Implementierung von Ideen ermöglicht.
Da in der Regel häufiger eher kleine Ideen eingereicht werden wäre eine Möglichkeit um eine schnelle Implementierung zu ermöglichen, Abteilungen ein Ideen-Budget zur Verfügung zu stellen.
Ein typisches Beispiel wie sowas funktionieren könnte wäre z.B. wenn Unternehmen pauschal 50 € oder 500 € pro Monat jeder Abteilung zur Verfügung stellen um eigene Ideen umzusetzen. Manche Unternehmen gewähren normalen Mitarbeitern sogar Entscheidungen in der Höhe bis zu 10.000 €.
Sie denken ich übertreibe, oder? Ich kann Sie beruhigen in der Regel zeigt sich dass die Mitarbeiter zurückhaltender mit dem Ausgeben von Geldern der Firma sind als deren Führungskräfte. Außerdem zahlen sich die meisten dieser Investition binnen kürzester Zeit wieder aus.
6) Ideen werden auf weitere Einsatzmöglichkeiten geprüft.
Ein weiterer überaus wichtiger Punkt ist, dass jede Idee zu weiteren Ideen führen kann darum muss dieses Potential geprüft werden.
Die erste Frage die immer gestellt werden sollte lautet: Wo kann diese Idee sonst noch genutzt werden? Antworten auf diese Frage kann entweder ein “Push”-Prozess oder ein “Pull”-Prozess liefern.
Bei einem Push-Prozess wird die Idee aktiv z.B. via Email an andere Personen, für die sie interessant sein könnte weitergeleitet.
Pull-Prozesse dagegen ermöglichen es jedem sich selber relevante Ideen, z.B. aus einer Datenbank, zu besorgen und diese auf weitere Anwendungsmöglichkeiten zu prüfen.
Bitte beachten Sie, dass auch Personen die Ideen kopieren und in anderen Umfelder einbringen, ebenfalls anerkannt und ‘belohnt’ werden sollten.
7) Menschen und Erfolge werden anerkannt.
Wie Anerkennung am besten funktioniert ist Personenabhängig. Für den einen ist ein Handschlag des Geschäftsführers die beste Motivation für den anderen ist es Folter.
Der grundsätzliche Wahrheit warum Menschen Ideen einreichen ist, dass sie ihre Ideen umgesetzt sehen möchten. Sie fühlen sich stolz beim einreichen von Ideen und möchten, dass das Unternehmen Erfolg hat.
Was bedeutet das für Sie? Das bedeutet die beste Form der Anerkennung im Ideenmanagement ist es Ideen zu nutzen.
Ergänzend reicht oft schon ein kleines “Danke”, ein Kaffee mit dem Geschäftsführer oder die Veröffentlichung der Idee im Newsletter des Unternehmens.
8) Das Ideensystem wird kontinuierlich verbessert.
Es sollten stets 3 Dinge untersucht werden:
1) Die Anzahl der eingereichten Ideen.
2) Der Ort von wo die Ideen herkommen.
3) Die Geschwindigkeit mit der Ideen verarbeitet werden.
Mit diesen 3 Kennzahlen können Sie jedes Ideensystem kontinuierlich verbessern.
Gerade beim Umgang mit Ideen ist auch der Mut zu einer gelungenen Fehler-Kultur erforderlich.
Wenn Sie eine unverbindliche Beratung brauchen, wie Sie ein Ideensystem bei sich integrieren kontaktieren Sie uns einfach unter info@feedbank.de.
Vielen Dank.
Mit herzlichem Gruß,
Knut Vicktor
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